Ein Beleg sollte keine lästige Pflicht werden

Der Großteil meines „Lege ich später ab“-Stapels war Papier. Ein Beleg von einem Geschäftsessen. Ein Foto vom Whiteboard nach einer Planungsrunde. Eine Seite aus der Anleitung eines Haushaltsgeräts. Eine handschriftliche Liste aus einem Meeting, zu dem ich meinen Laptop vergessen hatte.

Später kam nie. Oder es kam als Ordner namens „Scans“ mit vierzig Dateien namens IMG_4021.jpg und ohne jede Erinnerung, warum sie wichtig waren.

Kontext ist der ganze Wert

Ein Beleg allein ist nur eine Zahl. Ein Beleg an der Notiz „Kundenessen – Acme Kick-off, aufs Projekt buchen“ ist etwas, das du bei der Steuer wirklich nutzen kannst. Die Bedeutung eines Scans steckt im Satz daneben, also sollte der Scan genau dort gespeichert werden.

So funktioniert es in Thinkornote

Öffne die Notiz, an der du schon schreibst, und wähle Scannen – oder hänge ein Foto an, das du schon gemacht hast. Die Seite landet in der Notiz, genau dort, wo du geschrieben hast, und wird mit ihr in deiner Bibliothek gespeichert.

Ist es ein Beleg, kopierst du die Summe in eine Tabelle derselben Bibliothek, und Zahl und Nachweis bleiben zusammen. Ist es ein Whiteboard, zeichnest du darüber, um das Wichtige einzukreisen. Ist es eine Anleitungsseite, lebt sie bei deiner Notiz zur Garantie.

Eine kleine Gewohnheit, die bleibt

Der Trick: Es dauert etwa so lange wie ein Foto. Kein Benennen, keine Ordnerwahl, kein „Ich sortiere das am Sonntag“. Du warst schon in der Notiz, also ist der Scan abgelegt, sobald es ihn gibt.

Nach einem Monat besteht meine Fotomediathek wieder hauptsächlich aus Fotos von Menschen. Das Papier kommt noch am selben Tag ins Altpapier. Und wenn die Steuerberatung etwas braucht, suche ich nach dem Kundennamen und alles erscheint zusammen.