De week hoort naast het werk

Elke maandag maakte ik een goed plan. Tegen woensdag was het stilletjes uit elkaar gevallen.

Het plan leefde in een agenda. Het echte werk leefde in notities, documenten en bladen. Die twee kwamen elkaar nooit tegen. Ik rondde een taak af en vergat hem af te vinken, of opende de vergadering van vrijdag en besefte dat de schets die ik nodig had van donderdag was, in een andere app, onder een andere naam.

Plannen hebben context nodig

Een agenda-item ‘Voorstel schrijven, 14–16 uur’ is een half plan. De andere helft is het conceptvoorstel, het prijsblad en de notities van het gesprek. Staan die in een ander venster, dan begint elk blok in je agenda met vijf minuten zoeken.

De agenda in Thinkornote

De agenda staat in hetzelfde venster als je bibliotheek. Maand, week, dag en een korte agenda van wat er komt. Voeg een plan toe, geef het een kleur per project, sleep het naar een andere dag als de week anders loopt, en vink het af als het klaar is.

Omdat hij naast het werk woont, blijven het plan en waar je mee bezig bent in dezelfde kamer. Je kijkt van het blok op donderdag naar de notitie waar het over gaat, zonder van app te wisselen of te zoeken.

Wat het niet is

Het probeert niet de bedrijfsagenda te zijn. Het vervangt de gedeelde agenda die je team voor vergaderingen gebruikt niet en verstuurt geen uitnodigingen. Het is je persoonlijke week: de dingen die je zei te gaan doen, naast de dingen die je doet.

Een klein weekritueel

Dit werkt voor mij. Op maandagochtend open ik de weekweergave en sleep er drie tot vijf plannen in, één per project, elk met een eigen kleur. In de loop van de week vink ik ze af. Op vrijdag kijk ik wat er nog openstaat en verplaats ik het, of geef ik toe dat het niet gaat gebeuren.

Het kost tien minuten per week, en voor het eerst zijn mijn plannen en mijn werk het met elkaar eens.